BẢN TIN EPLegal

Phân biệt Phân quyền và Ủy quyền trong hoạt động quản trị doanh nghiệp

admin

Thảo Tạ

Trong công tác quản trị doanh nghiệp hiện nay, mô hình phân quyền và ủy quyền đang được áp dụng phổ biến. Mô hình này không chỉ giúp doanh nghiệp phản ứng kịp thời, nhanh chóng thích nghi với những biến động của thương trường, mà còn tác động đến vấn đề quản trị nhân sự, quản trị chiến lược và kiểm soát nội bộ công ty.

Phân quyền và các xu hướng của phân quyền

Khác với hành vi “ủy quyền” đã được luật hóa trong Bộ luật Dân sự 2015 (BLDS) và Luật Doanh nghiệp 2020 (LDN), hoạt động phân quyền của doanh nghiệp hiện nay chưa được định nghĩa cụ thể trong các văn bản pháp luật cụ thể.

Phân quyền được hiểu là việc phân chia quyền lực cho cấp dưới, là hoạt động phân phối trách nhiệm nhiệm thông qua chức năng của tổ chức và là một trong những quyết định quan trọng của công tác quản lý.

Việc phân cấp, phân quyền được xác lập thông qua các văn bản pháp luật cũng như văn bản nội bộ của doanh nghiệp, mà cơ bản nhất là các quy định tại LDN; Điều lệ công ty và Bộ quy tắc quản trị Công ty. Đây là các văn bản đóng vai trò quyết định trong việc hoàn thiện mô hình phân cấp, phân quyền để xác định chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của các cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia điều hành, quản lý doanh nghiệp.

Việc phân quyền có thể được phân loại dựa trên một số nguyên tắc: Phân quyền theo kết quả mong muốn; Xác định theo chức năng; Nguyên tắc bậc thang; Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc; Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm; v.v. Dựa vào các nguyên tắc đó, có hai xu thế phân quyền phổ biến hiện nay:

Thứ nhất, xu thế tập trung quyền lực quyết định vào người quản lý. Theo đó, người chủ doanh nghiệp sẽ nắm quyền quyết định; các chức danh quản lý, thậm chí cả thành viên Hội đồng quản trị hoặc thành viên Ban Giám đốc chỉ là hình thức mà không có thực quyền. Điều này đồng nghĩa với việc người chủ doanh nghiệp phải đưa ra quyết định một cách nhanh chóng, thậm chí là vội vàng mà không có thời gian cân nhắc nội dung của quyết định. Ngược lại, nếu dành thời gian để xem xét kỹ nội dung quyết định, giao dịch, việc trì hoãn, chậm trễ là điều không thể tránh khỏi.

Thứ hai, xu thế phân quyền tối đa cho cấp dưới. Không ít doanh nghiệp có quan niệm phân quyền tối đa cho cấp dưới để giảm tải công việc quản lý và phát huy tối đa tính chủ động của các bộ phận trong doanh nghiệp. Một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ thể hiện sự phân quyền thông qua sơ đồ tổ chức, cơ cấu bộ máy công ty với các phòng, ban chức năng riêng và các chức danh, nhiệm vụ đi kèm. Hiện nay, việc Chi nhánh của Doanh nghiệp tự mình giao dịch và quyết định ký kết Hợp đồng là điều hết sức bình thường. Tuy nhiên, chỉ khi xảy ra tranh chấp, vấn đề liên quan đến thẩm

quyền ký kết của Chi nhánh mới được mang ra thẩm định. Căn cứ Điều 84 BLDS và Điều 44 LDN, Chi nhánh là đơn vị hoạt động phụ thuộc vào Doanh nghiệp mở chi nhánh, thay Doanh nghiệp thực hiện một phần hoặc toàn bộ chức năng (bao gồm cả chức năng đại diện) và không có tư cách pháp nhân. Do đó, người đứng đầu Chi nhánh chỉ có thể thay mặt Doanh nghiệp ký kết hợp đồng khi được sự ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp mở Chi nhánh. Qua ví dụ trên, việc phân quyền rộng cho cấp dưới phải gắn liền với quy trình chi tiết, chặt chẽ, phù hợp với quy định pháp luật để điều chỉnh và hướng dẫn người được phân quyền tuân thủ nghiêm túc, tránh tình trạng vượt quá phạm vi ủy quyền, làm phát sinh rủi ro pháp lý cho Doanh nghiệp.

Một câu hỏi thường được đặt ra là việc phân quyền bằng một văn bản giao hoặc phân công nhiệm vụ có tạo thành một văn bản ủy quyền theo pháp luật hay không? Để trả lời câu hỏi này cần làm rõ nội dung khái niệm ủy quyền theo pháp luật Việt Nam.

Uỷ Quyền

Ủy quyền là một trong hai hình thức đại diện theo quy định của pháp luật được ghi nhận tại Điều 135 Bộ luật Dân sự 2015.1 Ủy quyền là việc cá nhân/pháp nhân cho phép cá nhân/pháp nhân khác có quyền đại diện mình quyết định, thực hiện một giao dịch dân sự và người ủy quyền vẫn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về những hành vi do người nhận ủy quyền thực hiện trong phạm vi và thời hạn ủy quyền.2 Hiện nay pháp luật dân sự đã có quy định về quyền và nghĩa vụcủa bên ủy quyền, bên được ủy quyền tại các Điều 565-568 Bộ luật Dân sự 2015. Theo Điều 567.2 BLDS, bên ủy quyền phải chịu trách nhiệm về cam kết do bên được ủy quyền thực hiện trong phạm vi ủy quyền. Mặt khác, nếu bên được ủy quyền thực hiện hành vi vượt quá phạm vi mình được ủy quyền, hoặc có vi phạm các nghĩa vụ khác trong thỏa thuận ủy quyền, thì người ủy quyền có thể kiện đòi bồi thường thiệt hại do những vi phạm đó gây ra.

Một vấn đề chưa rõ ràng theo luật, đó là nếu bên được ủy quyền vượt quá thẩm quyền, thì giao dịch được tạo ra do người được ủy quyền cam kết mà cam kết đó vượt quá thẩm quyền có giá trị pháp lý hay không? Có vẻ như nếu hiểu một cách ngầm định theo Điều 567.2 BLDS thì người ủy quyền sẽ không chịu trách nhiệm gì về cam kết vượt quá thẩm quyền được ủy quyền. Tuy nhiên, điều này có thể tạo ra nhiều sự phiền toái cũng như không công bằng cho bên thứ ba giao dịch với doanh nghiệp, bởi không phải lúc nào họ cũng có đủ thời gian và nguồn lực để tìm hiểu rõ ngọn ngành phạm vi ủy quyền là gì và giao dịch nào thì vượt quá phạm vi ủy quyền. Đặc biệt trong một số trường hợp, bên ủy quyền có sự thể hiện bằng hành vi hoặc sự phân công nhiệm vụ nhằm thể hiện rằng người thực hiện giao dịch đã có sự ủy quyền phù hợp, ví dụ như giám đốc văn phòng đại diện ký thỏa thuận lao động, giám đốc bộ phận hành chính ký thỏa thuận mua sắm hàng hóa đồ dùng văn phòng, giám đốc bán hàng đưa ra cam kết về bảo hành với khách hàng… Trong những trường hợp như vậy, bên thứ ba thường sẽ ngầm hiểu là người đại diện cho doanh nghiệp giao dịch với mình đã có thẩm quyền. Trong pháp luật của các nước (ví dụ luật Anh, Mỹ), thường có sự mở rộng trách nhiệm của công ty trong cam kết với bên thứ ba trong trường hợp bên thứ ba ngay tình không thể biết được giới hạn chính xác của phạm vi được ủy quyền. Để tránh rủi ro về việc người được ủy quyền vượt thẩm quyền trong bối cảnh pháp luật chưa rõ ràng, cách tốt nhất để bảo vệ quyền lợi của bên thứ ba là yêu cầu doanh nghiệp cung cấp văn bản ủy quyền có thể hiện rõ phạm vi ủy quyền bao gồm việc thực hiện các giao kết thay mặt cho doanh nghiệp.

Về thẩm quyền ủy quyền trong quản lý doanh nghiệp. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, chỉ người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp mới có thể xác lập quan hệ ủy quyền quản lý doanh nghiệp. Đồng thời, người được ủy quyền cũng có thẩm quyền ủy quyền bằng cách ủy quyền lại cho người thứ ba khi (i) được sự đồng ý của người ủy quyền hoặc (ii) do sự kiện bất khả kháng nếu không áp dụng ủy quyền lại thì mục đích xác lập, thực hiện giao dịch dân sự vì lợi ích của người ủy quyền không thể thực hiện được.3

Về hình thức, việc đại diện theo ủy quyền diễn ra rất phổ biến, các bên có thể thỏa thuận tiến hành giao dịch bằng nhiều hình thức, kể cả bằng lời nói. Tuy nhiên việc ủy quyền từ người đại diện theo pháp luật trong hoạt động quản lý doanh nghiệp phải được lập thành văn bản thì mới có giá trị.

Trên thực tiễn, việc ủy quyền trong nội bộ công ty có thể được thực hiện thông qua (i) ủy quyền vụ việc; và (ii) ủy quyền thường xuyên. Đối với hình thức thứ nhất, việc ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân, thay mặt công ty thực hiện công việc được tiến hành thông qua văn bản ủy quyền đối với từng vụ việc cụ thể. Đây được xem là cách thức ủy quyền phổ biến nhất, diễn ra hàng ngày, giữa các chủ thể khác nhau trong cùng doanh nghiệp. Phương thức thứ hai là việc ủy quyềnthường xuyên bằng quyết định quản trị nội bộ hoặc thông qua quy chế hoạt động của doanh nghiệp, ví dụ như Phó Giám đốc thực hiện một công việc thuộc lĩnh vực cụ thể trong khoảng thời gian xác định được Giám đốc ủy quyền theo quy chế làm việc của Ban Giám đốc.

Tóm lại, về bản chất và hình thức thì ủy quyền và phân quyền hoàn toàn khác nhau vì ủy quyền là việc thỏa thuận bằng văn bản giữa người ủy quyền và người được ủy quyền để nhân danh người ủy quyền thực hiện một công việc nào đó trong một thời gian nhất định. Còn phân quyền có nghĩa là người có chức vụ cao hơn phân chia quyền lực cho cấp dưới. Mặc dù về hình thức, việc phân quyền bằng văn bản nếu được người đại diện theo pháp luật ký và có bao gồm nội dung ủy quyền sẽ có thể được coi là đã thỏa mãn điều kiện của một văn bản ủy quyền, nhưng dựa trên hai bản chất khác nhau của hai loại hành vi này, cách tốt nhất là chúng được thực hiện thông qua các văn bản độc lập. Hành vi ủy quyền trong quản trị doanh nghiệp cần được xác lập dưới hình thức văn bản, có thể là giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (hoặc người được ủy quyền được phép ủy quyền lại) ký. Trong khi đó, việc phân quyền được xác lập thông qua các văn bản pháp luật và văn bản nội bộ của công ty (ví dụ như Điều lệ, quyết định phân công nhiệm vụ).

BẢN TIN EPLegal

Phân biệt Phân quyền và Ủy quyền trong hoạt động quản trị doanh nghiệp

hồ chí minh

(trụ sở chính)

hà nội

đà nẵng

Birmingham

(Văn phòng ở anh)